Survey Pendahuluan dalam kegiatan audit rumah sakit

Survey pendahuluan dilakukan dalam rangka mempersiapkan audit lebih dalam. Audit ini lebih ditekankan pada usaha untuk memperoleh informasi latar belakang tentang objek audit. Beberapa hal penting yang harus diperhatikan berkaitan dengan pelaksanaan audit ini, antara lain:

1. Pemahaman auditor terhadap objek audit
2. Penentukan tujuan audit
3. Penentuan ruang lingkup
4. Review terhadap peraturan dan perundang-undangan yang berkaitan dengan objek audit.
5. Pengembangan kriteria awal dalam audit

1. Pemahaman auditor terhadap objek audit

Kebanyakan pendokumentasian dan proses perolehan pemahaman diselesaikan bahkan sebelum auditor melakukan audit. Studi awal yang dilakukan auditor mencakup penelaahan atas kertas kerja tahun sebelumnya, temuan-temuan audit, bagan organisasi, dan dokumen-dokumen lain yang akan membantu untuk lebih memahami subyek audit. Pada banyak kondisi, studi awal akan dilakukan di kantor pusat, meskipun banyak auditor saat ini dapat mengakses informasi secara elektronik dari lokasi yang jauh. Jika audit merupakan satu di antara serangkaian penugasan rutin, auditor akan terlebih dahulu melihat dokumen permaen untuk operasi tertentu. Dokumen permanen berisi salinan laporan audit terdahulu dan jawaban-jawaban serta informasi relevan lainnya tentang aktivitas yang akan diaudit. Dokumen tersebut memberikan semacam pandangan menyeluruh bagi auditor, masalah-masalah yang sebelumnya ditemukan, dan langkah-langkah yang diambil atau janji-janji untuk menyelesaikannya. Bila audit merupakan bagian penugasan rutin atau merupakan penugasan baru, penelaahan literature yang ada mengenai subjek tersebut merupakan hal penting. Literatur mengenai audit telah berkembang dengan cepat, dan cakupan yang terdapat dalam buku teks audit, hasil-hasil penelitian dan tulisan-tulisan terus-menerus meningkat. Banyak auditor juga mencari buku dan penelitian di bidang audit, khususnya untuk topik-topik terbaru. Misalnya, jika auditor sedang melaksanakan audit untuk pertama kali untuk beberapa aspek operasi sebuah agensi periklanan, bacaan yang relevan untuk ditelaah bisa jadi mencakup bacaan yang terkait dengan industry periklanan, dan juga literature audit lainnya yang sesuai.

Objek audit meliputi keseluruhan perusahaan dan/atau kegiatan yang dikelola oleh perusahaan tersebut dalam rangka mencapai tujuannnya. Setiap objek audit memiliki wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda sesuai dengan karakteristik dan system pendelegasian wewenang yang diselenggarakan pada perusahaan tersebut. Dalam suatu divisi yang dikelola secara terdesantralisasi, manajer divisi memiliki wewenang dan tanggung jawab untuk mengatur divisi tersebut seperti suatu perusahaan yang berdiri sendiri. Perencanaan, pengelolaan, pengendalian, pengambilan keputusan yang berkaitan dengan divisi tersebut menjadi wewenang dan tanggung jawab manajer divisi, yang akan dipertanggungjawabkan bersamaan dengan penyajian laporan divisi kepada manajemen pusat. Suatu divisi dapat berupa anak perusahaan, segmen bisnis atau cabang dari suatu perusahaan. Departemen dalam suatu perusahaan memiliki wewenang dan tanggung jawab utama pada departemen tersebut. Manajer pemasaran memiliki keputusan di bidang pemasaran.

Untuk mencapai tujuannya, objek audit menetapkan berbagai program yang pelaksanaannya dijabarkan ke dalam berbagai bentuk kegiatan. Setiap program-program/aktivitas yang diselenggarakan pada setiap departemen/divisi harus selaras dengan tujuan perusahaan secara keseluruhan. Oleh karena itu, auditor harus memahami tujuan perusahaan dan berbagai program/aktivitas yang diselenggarakan untuk mendapatkan pemahaman tentang keselarasan tujuan tersebut.

Dalam pemahaman terhadap objek audit, auditor harus mendapatkan informasi tentang sumber daya (kapasitas aktivitas) yang dimiliki objek audit dalam melaksanakan berbagai kegiatan. Di samping itu, metode operasi (cara pelaksanaan kegiatan) juga harus menjadi perhatian penting karena dari hubungan antara metode operasi dengan ketersediaan sumber daya, auditor akan mendapatkan informasi awal apakah suatu kegiatan telah dilaksanakan dengan ekonomis, efisien dan efektif dalam mencapai tujuannya.

Pendokumentasian merupakan beberapa langkah yang akan mengarah pada pertemuan awal antara auditor dengan manajer klien. Pembuatan daftar pengingat dan daftar isi awal untuk kertas-kerja merupakan beberapa hal yang dilakukan pada saat pendokumentasian. Auditor juga membuat kuesioner yang akan digunakan dalam wawancara dan diskusi dengan manajer klien dan yang lainnya.

Dalam setiap permulaan audit, auditor kadang kala bingung, “ Apa yang akan dikerjakan selanjutnya? “ Meskipun setiap penugasan audit tidak sama, namun terdapat langkah-langkah awal tertentu yang berlaku untuk setiap audit. Langkah-langkah ini harus dicatat dalam daftar pengingat, sehingga memudahkan pekerjaan. Sebelum auditor mulai melakukan instruksi-instruksi yang terdapat pada daftar, sebaiknya disiapkan dulu daftar isi dibagian pertama kertas kerja. Langkah ini dilakukan sebelum tahap perencanaan audit. Daftar isi akan memaksa auditor untuk (1) mendaftar masalah-masalah tertentu yang harus ditangani seiring dengan kemajuan penugasan dan (2) membuat acuan kertas kerja.

Penelaahan awal yang dilakukan auditor akan memberikan pandangan yang cukup bagi auditor untuk menghasilkan pertanyaan-pertanyaann yang cerdas tentang entitas yang diaudit. Tak seorang pun mengharapkan auditor menjadi ahli pada aktivitas yang diaudit, namun diharapkan setidaknya mereka memiliki pemahaman umum mengenai aktivitas tersebut. Penelaahan umumnya akan menghasilkan sebuah daftar yang dikembangkan dari catatan-catatan berikut : dokumen permanen, laporan audit dan kertas kerja tahun sebelumnya. Dari bahan-bahan ini, auditor dapat merancang kuesioner untuk (1) memenuhi tujuan audit mereka dan (2) bertemu manajer klien pada pertemuan awal.

Pertemuan auditor dengan manajer klien memberi peluang bagi auditor untuk menjelaskan tujuan dan pendekatan audit yang akan dilakukan. Dalam pembahasan dengan manajer dan supervisor, auditor menjelaskan tujuan, sasaran, standar operasi, serta risiko bawaannya. Waktu dan pertemuan harus diatur terlebih dahulu. Jika memungkinkan, hindari kunjungan mendadak, meskipun audit yang tidak diberitahukan terlebih dahulu mungkin perlu untuk dilakukan dalam audit kas, audit keamanan, atau hal-hal lain yang cukup rawan. Klien yang siap akan memberikan lebih banyak informasi, dan kesalahan informasi yang disengaja oleh klien akan cenderung dideteksi dalam pelaksanaan audit sesungguhnya. Mungkin tidak ada keahlian yang lebih penting bagi auditor dari wawancara. Teknik-teknik wawancara yang baik membuat orang merasa nyaman, membuat mereka ingin memberi informasi, bekerjasama dalam audit, dan mudah-mudahan membuat penugasan audit berhasil.  Survey pendahuluan akan berlangsung lancar dan sistematis jika auditor memiliki pandangan yang jelas mengenai apa yang ingin dicapai. Dalam kebanyakan audit, informasi penting dapat diklasifikasikan ke dalam empat fungsi dasar manajemen: perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan control.  Pengamatan dalam arti umum, terus dilakukan selama audit pendahuluan. Melalui pengamatan yang gigih dan Tanya jawab yang cerdas,

Auditor harus membuat kesimpulan sementara secara umum atas pemahamannya terhadap objek audit. Berbagai informasi yang diperoleh dalam tahap ini, termasuk indikasi adanya kelemahan-kelemahan yang perlu diperbaiki menjadi dasar dalam membuat kesimpulan tersebut. Walaupun kesimpulan ini bersifat sementara, berbagai temuan yang diperoleh pada tahap ini terutama indikasi adanya kelemahan-kelemahan yang perlu diperbaiki, dapat digunakan sebagai dasar sementara untuk menentukan tujuan, ruang lingkup, tujuan audit dan penentuan kriteria serta bukti-bukti yang diperlukan.

Auditor harus mengomunikasikan dengan atasan pengelola objek atau pemberi tugas audit tentang pemahamannya terhadap berbagai program/aktivitas objek audit untuk menghindari terjadinya kesalahpahaman. Komunikasi ini lebih efektif jika dilakukan secara tertulis, dengan meminta tanggapan pemberi tugas audit tentang hal-hal berikut:

1. Informasi yang mendukung tujuan audit.
2. Informasi yang mengarahkan ruang lingkup audit.
3. Informasi yang mengarah pada tujuan audit

Di samping mendapatkan tanggapan tentang hal-hal tersebut, auditor juga harus mendapatkan tanggapan tentang kesimpulan umum yang telah diajukannya untuk memantapkan hasil kesimpulan auditor.

1. Penentuan Tujuan Audit

Selama survey pendahuluan, Auditor harus menentukan tujuan aktivitas yang diaudit-bukan tujuan audit yang akan ditetapkan selanjutnya, melainkan tujuan aktivitas itu sendiri. Tujuan audit harus mengacu pada alasan mengapa harus dilakukan pada objek audit dan didasarkan pada penugasan audit. Jika tujuan-tujuan ini tidak dipahami dengan baik, maka audit bisa kehilangan manfaatnya. Mendapatkan gambaran tujuan aktivitas yang tepat dan kesesuaian misinya dengan sasaran strategis perusahaan merupakan cerminan profesionalisme auditor. Penugasan audit biasanya memberikan tujuan audit dalam lingkup yang luas. Terhadap hal ini auditor harus menggunakan keahlian professionalnya untuk merumuskan tujuan audit yang lebih rinci. Beberapa alasan yang mendasari diperlukannya audit manajemen termasuk di antaranya:

1. Terjadinya pemborosan dan ketidakefisienan penggunaan sumber daya perusahaan.
2. Tujuan yang telah ditetapkan tidak tercapai.
3. Adanya alternative yang lebih baik dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
4. Terjadinya penyimpangan dalam penggunaan sumber daya
5. Adanya penyimpangan terhadap peraturan dan kebijaksanaan perusahaan.
6. Sistem informasi dan pelaporan kurang baik.

Dalam merumuskan tujuan ini, auditor dapat melakukannya dengan cara sebagai berikut:

1. Mengindentifikasi tujuan yang ada, mungkin mempunyai arti penting pada pemberi tugas.
2. Mempertimbangkan tujuan audit yang telah ditetapkan pada masa sebelumnya.
3. Membahas dengan pemberi tugas dan pengelola objek audit

Jika auditor memiliki wewenang yang besar untuk menentukan tujuan audit, harus memperhatikan dengan cermat tentang arti penting dan risiko yang berkaitan dengan audit tersebut. Kedua hal ini dapat memberikan petunjuk/indikasi tentang bidang-bidang yang harus diuji dalam audit. Dalam penentuan tujuan audit, auditor harus memperkirakan dan mengukur dengan cermat apakah:

1. Sasaran dapat memungkinkan untuk diaudit.
2. Sumber daya cukup tersedia untuk melaksanakan audit.
3. Waktu pelaksanaan yang tersedia cukup untuk audit.

Faktor-faktor ini memberikan gambaran kepada auditor tentang apakah audit dapat dilaksanakan  dan dapat terselesaikan dalam waktu yang ditentukan.

Auditor harus membedakan tujuan, sasaran dan standar. Tujuan berasal dari bahasa latin objectum, yang secara harfiah berarti sesuatu yang dilontarkan sebelum (pikiran).

Arti penting program/aktivitas sangat berpengaruh dalam rangka penentuan tujuan audit. Besarnya anggaran yang dikelola dalam program/aktivitas, kebijakan-kebijakan penting yang mendasarinya dan adanya aktivitas yang memerlukan perbaikan harus diperhatikan dengan baik. Dalam menentukan tujuan audit, auditor harus lebih menekankan pada aktivitas yang memerlukan perbaikan.

Penentuan tujuan audit harus memerhatikan berbagai risiko kegagalan yang mungkin terjadi, baik risiko tidak tercapainya tujuan objek audit maupun tujuan audit itu sendiri. Beberapa hal berikut ini mengandung risiko kegagalan tinggi terhadap keberhasilan pencapaian tujuan audit yang harus diperhatikan auditor:

1. Tujuan objek audit yang beraneka ragam dan tidak konsisten.
2. Tujuan objek audit yang kurang jelas.
3. Kegiatan objek audit yang rumit dan kompleks
4. Pengendalian yang lemah
5. Perubahan-perubahan yang tidak terencana dan perputaran karyawan yang tinggi
6. Perubahan lingkungan objek audit.

Tujuan audit yang ditentukan auditor harus sesuai dengan yang diinginkan pemberi tugas. Hasil dari berbagai analisis yang dilakukan terhadap factor-faktor yang mempengaruhi penentuan tujuan audit, harus dikomunikasikan kepada pemberi tugas audit untuk

mendapatkan kesamaan sudut pandang dalam penentuan tujuan audit.

3.Penentuan Ruang lingkup

Ruang lingkup audit menunjukkan luas (area) dari tujuan audit. Beberapa hal penting yang merupakan keinginan dari pemberi tugas harus diperhatikan dalam menentukan ruang lingkup audit. Di samping itu, penentuan ruang lingkup audit harus mengacu pada tujuan audit yang telah ditetapkan. Tujuan audit adalah target yang akan diaudit. Dalam target ini terkandung pertanyaan auditor yang jawabannya akan diperoleh melalui proses dan kesimpulan hasil audit.

4.Penelaahan terhadap Peraturan dan kebijakan yang berkaitan dengan objek audit

Penelaaan ini bertujuan untuk memperoleh informasi tentang peraturan-peraturan yang berhubungaan dengan objek audit baik bersifat umum maupun yang berhubungan khusus dengan berbagai program/aktivitas yang diselenggarakan pada objek audit. Dalam penelaahan ini auditor dapat memahami bata-batas wewenang objek audit dan berbagai program yang dilaksanakan dalam mencapai tujuannya. Peraturan dan kebijakan yang ditetapkan oleh objek audit dapat berupa adopsi terhadap peraturan yang ditetapkan pemerintah atau yang secara penuh di kembangkan dalam objek audit sebagai penjabaran strategi dalam meningkatkan kemampuan bersaingnya.

5.Pengembangan Kriteria Awal dalam audit

Kriteria adalah norma atau standar yang merupakan pedoman bagi setiap individu maupun kelompok dalam melakukan aktivitasnya di dalam perusahaan. Faktor yang mempengaruhi kriteria yang akan digunakan dalam audit antara lain:

1. Tujuan dari kegiatan yang diaudit

2. Pendekatan audit

3. Aktivitas tujuan audit

Karakteristik kriteria yang baik antara lain:

1.Realistis

2.Dapat dipercaya

3.Bebas dari pengaruh kelemahan manusia

4.Mengarah pada temuan-temuan dan kesimpulan untuk memenuhi kebutuhan informasi pemberi tugas audit.

5.Dirumuskan secara jelas dan tidak mengandung arti ganda yang dapat menimbulkan interpretasi yang berbeda.

6.Dapat dibandingkan

7.Diterima semua pihak

8.Lengkap

9.Memerhatikan adanya rentang waktu pada saat suatu kejadian/kegiatan berlangsung.

Dalam pengembangan kriteria ini, auditor dapat mengacu pada beberapa sumber, antara lain :

1.Undang-undang (peraturan) yang berlaku

2.Kebijakan-kebijakan yang ditetapkan dalam objek audit

3.Norma yang sudah mendapat pengakuan secara umum

4.Kriteria yang digunakan pada objek audit sejenis

5.Pengalaman auditor dalam tugas-tugas audit sebelumnya pada objek audit sejenis

6. Kesimpulan Hasil audit

Dari hasil audit pendahuluan, auditor harus membuat kesimpulan atas hasil audit pendahuluan yang telah dilakukan. Kesimpulan ini menjadi dasar dalam menentukan langkah-langkah yang akan diambil dalam tahapan audit selanjutnya. Audit pendahuluan yang dilakukan dengan baik biasanya menghasilkan sejumlah informasi yang bermanfaat. Data yang dikumpulkan dapat mengindentifikasi hal-hal penting dan masalah-masalah yang ada serta membantu auditor memutuskan apakah pemeriksaan lanjutan diperlukan.

Pada tahap ini pula auditor seharusnya sudah menetapkan tujuan audit walaupun masih bersifat sementara. Kesimpulan hasil audit pendahuluan memuat tentang hal-hal sebagai berikut :

1. Daftar bidang/kegiatan yang mengandung kelemahan, yang akan dijadikan tujuan audit pada tahap audit selanjutnya.

2.  Alasan mengapa bidang/kegiatan tersebut memerlukan audit lanjutan

3.Temuan-temuan sementara yang diperoleh berkaitan dengan bidang/kegiatan yang termasuk dalam daftar bidang/kegiatan yang masih mengandung kelemahan, berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan.

4.Rekomendasi sementara yang diajukan untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada.

5.Tindakan-tindakan perbaikan yang sudah dilakukan objek audit berdasarkan rekomendasi sementara yang diberikan auditor sebelumnya.

6.Bukti-bukti yang diperoleh pada audit selanjutnya berkaitan dengan tujuan audit sementara yang telah ditetapkan.

Jika audit pendahuluan memberi keyakinan adanya system, control, pengawasan, dan manajemen yang baik, maka bisa menjadi dasar keputusan tidak dilakukannya audit. Sumber daya audit biasanya langka, dan kebanyakan organisasi audit memiliki lebih banyak proyek dibandingkan auditor yang akan melakukannya. Tidak masuk akal untuk menghabiskan waktu audit yang berharga hanya untuk mengejar pengujian transaksi jika kelihatannta system control itu sendiri akan menunjukkan semua transaksi yang memiliki kelemahan material.

Dalam situasi program audit akan disiapkan dan pekerjaan lapangan akan dilakukan, mungkin berguna untuk membuat ringkasan hasil survey dan melaporkan secara informal ke manajemen.