Apa yang
dilakukan oleh seorang auditor pada saat melaksanakan audit SDM? Seorang
auditor pada saat melaksanakan audit SDM? Seorang auditor memiliki
kebebasan yang cukup luas bila tidak ingin dikatakan sangat luas untuk
mendapatkan akses informasi dengan melakukan interaksi dalam berbagai
bentuk kegiatan dengan beragam tehnik dan pendekatan. Penjelasan berikut
ini adalah contoh-contoh kegiatan yang bisa dan biasa dilakukan oleh
auditor untuk memperoleh data dan informasi.
Mengamati Kegiatan
Auditor dapat
memulai tugasnya dengan mengamati atau melakukan observasi secara
langsung atas aktivitas-aktivitas organisasi dalam perspektif manajemen
SDM. Melalui pengamatan ini auditor dapat mengumpulkan data / informasi
dan mendeteksi apakah terdapat gejala-gejala adanya penyimpangan atau
kesenjangan-kesenjangan yang bersifat kritis atau signifikan sehingga
memerlukan perhatian lebih mendalam. Sebagai contoh, auditor dapat
mengamati suatu proses kerja untuk menilai kompentensi karyawan yang
tengah melaksanakan pekerjaan tersebut, atau mengamati kesibukan
karyawan untuk menilai tingkat efisiensi jumlah tenaga kerja
dibandingkan dengan volume pekerjaan yang harus diselesaikan
Informasi
signifikan seringkali dapat diperoleh dari pemeriksaan secara langsung
atas berbagai fasilitas pengelolaan SDM, misalnya mengamati kondisi
tempat penyimpanan dokumen-dokumen SDM yang penting dan rahasia.
Bagaimana penanganan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan informasi
gaji atau data-data tenaga kerja yang ada dalam perangkat lunak. Apakah
kondisinya aman, terhindar dari penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang
tidak berhak
Meminta Penjelasan atau Menanyakan
Auditor dapat
menggali informasi dengan cara meminta penjelasan dari auditee mengenai
objek-objek audit yang telah direncanakan dalam lingkup audit.
Pendekatan audit dengan meminta penjelasan adalah pendekatan audit yang
paling mudah dilakukan. Auditor bebas meminta penjelasan objek apapun
yang dipandang relevan dan signifikan untuk menggali informasi. Untuk
mendapatkan informasi yang banyak maka teknik bertanya auditor sebaiknya
menggunakan pertanyaan terbuka misalnya bagaimana, mengapa, atau dengan
kata “tolong jelaskan” Bila auditor telah memiliki informasi yang telah
diperoleh dari perusahaan lain misalnya auditor dapat meminta pendapat
auditee mengenai kinerja perusahaan lain dibandingkan dengan kinerja
departemennya. Misalnya auditor meminta penjelasan mengenai tingginya
angka turn-over. Pada saat auditee memberikan penjelasan, auditor
mencatat hal-hal relevan dan signifikan untuk ditanyakan lebih jauh
sampai data dan informasi dirasa cukup untuk membuat suatu kesimpulan.
Contoh lainnya, auditor meminta penjelasan mengenai proyeksi kebutuhan
tenaga kerja untuk tiga tahun kedepan. Apakah perencanaan tenaga kerja
telah sejalan dengan strategi dan kebijakan yang telah ditetapkan oleh
direksi.
Meminta Peragaan
Dalam kasus
tertentu auditor dapat meminta auditee memperagakan suatu kegiatan yang
sedang diamati. Misalnya auditor meminta seseorang karyawan untuk
memberikan contoh cara perhitungan lembur atau penghitungan pajak
penghasilan karyawan PPh 21. Contoh lain, auditor meminta auditee
mencarikan dokumen seorang karyawan yang tersimpan pada pusat kearsipan
di bagian personalia. Melalui peragaan, auditor bisa menilai apakah ada
indikasi permasalahan yang perlu mendapat perhatian lebih jauh. Contoh
permintaan peragaan : “Tolong tunjukan bagaimana saudara menghitung
pajak penghasilan tenaga kerja asing”.
Menelaah Dokumen
Bila perusahaan
telah memiliki manual manajemen SDM yang memuat penjelasan mengenai
mekanisme kegiatan manajemen SDM, termasuk program-program pengembangan
SDM secara lengkap dan terekomendasi. Auditor dapat meminjam
dokumen-dokumen tersebut untuk dipelajari atau ditelaah apakah terdapat
azas-azas yang tidak dipatuhi atau sudah using, tidak relevan lagi
dengan perkembangan keadaan atau kebutuhan organisasi. Melalui proses
penelaahan dokumen auditor mencatat berbagai informasi signifikan untuk
ditanyakan lebih jauh kepada auditee.
Auditor
membandingkan kinerja actual dengan kriteria yang tercantum dalam
dokumen system manajemen SDM perusahaan. Misalnya membandingkan antara
kriteria dan prosedur rekrutmen dengan kebutuhan organisasi secara
actual. Apakah masih sejalan? Bila ditemukan adanya indikasi
permasalahan yang cukup signifikan untuk diberikan perhatian, auditor
dapat memanggil auditee untuk mendiskusikan dan mendapatkan penjelasan
lebih jauh mengenai masalah tersebut sampai bisa disimpulkan.
Memeriksa dengan Daftar Periksa
Auditor
menyiapkan daftar periksa yang mencakup objek-objek audit atau
permasalahan yang ingin diketahui. Dengan menggunakan daftar periksa
auditor akan terbantu untuk mengingat aspek-aspek yang perlu ditanyakan
kepada auditee selama proses audit. Daftar periksa boleh dibuat untuk
satu topic SDM spesifik misalnya daftar pertanyaan untuk rekrutmen atau
kumpulan dari berbagai fungsi manajemen SDM, misalnya, pelatihan,
rekrutmen, penilaian karya, dan sebagainya dalam satu daftar periksa.
Mencari Bukti-bukti
Dalam proses
audit, orientasi auditor adalah mencari informasi dan bukti-bukti
objektif. Bukti objektif dapat berupa catatan, dokumen, atau kondisi
factual yang dapat dianalisa dan dibuktikan kebenarannya. Misalnya
auditor telah sampai pada titik terang bahwa telah terjadi praktek
lembur fiktif yang telah berlangsung cukup lama dan merugikan perusahaan
secara moral maupun material, maka auditor perlu mencari bukti-bukti
yang dapat mendukung hasil observasinya atau untuk menguji kebenaran.
Untuk itu auditor perlu mencatat misalnya, nama-nama karyawan yang
diduga melakukan lembur fiktif, mengumpulkan dokumen-dokumen yang
terkait dengan pencatatan lembur, misalnya mencatat kartu absensi
karyawan yang bersangkutan, mengumpulkan formulir perintah lembur yang
ditanda-tangani oleh atasan, dokumen pencatatan jumlah jam lembur dan
perhitungan lembur, bahkan bila perlu meminta copy payroll dari bagian
keuangan. Semua dokumen itu dapat dikategorikan sebagai bukti-bukti
objektif. Temuan auditor harus selalu disertai bukti-bukti objektif
untuk menghindari pertanyaan atau perdebatan dengan auditee yang tidak
perlu, saat mendiskusikan temuan
Memeriksa Silang
Auditor dapat
mengumpulkan data dan informasi dari bagian-bagian lain sebagai bahan
untuk menilai fakta-fakta yang ada pada suatu fungsi yang tengah
diaudit. Misalnya untuk mengecek keabsahan penambahan tenaga kerja yang
telah dilaksanakan oleh unit SDM, maka auditor dapat meminta informasi
dari unit pengguna tenaga kerja tersebut. Apakah proses penambahan
tenaga kerja telah dilaksanakan sesuai dengan kebijakan dan ketentuan
procedural yang berlaku.
Mewawancarai Auditee
Auditor dapat
mewawancarai beberapa personil pada unit yang sedang diperiksa untuk
meminta penjelasan, menanyakan, mengklarifikasi permasalahan untuk
memperoleh data informasi. Karyawan yang dipilih untuk mewawancarai
diundang ke ruangan yang telah disediakan. Auditor mengarahkan
pertanyaan untuk mendapat informasi mengenai hal-hal yang tengah
disoroti, misalnya mencari sumber penyebab komplik kronis yang terjadi
dalam suatu bagian sehingga berakibat terhambatnya proses kerja dan
kualitas hasil kerja dari unit kerja dimana karyawan tersebut terlibat
di dalamnya. Contoh lainnya misalnya auditor menanyakan masalah proses
rekrutmen yang dilalui oleh seorang karyawan apakah ada penyimpangan
dari ketentuan yang berlaku. Untuk audit SA 8000, auditor bahkan dapat
menanyakan hal-hal berkaitan dengan aspek-aspek pelanggaran hak azasi
manusia.
Metode
wawancara dapat dengan menggunakan model terpimpin, bisa juga model
bebas. Wawancara terpimpin auditor mengarahkan Tanya jawab sesuai
perencanaan yang telah dibuat. Dalam wawancara bebas, auditor tidak
secara ketat mengendalikan jalannya wawancara, pertanyaanya bisa dibuat
bebas oleh auditor sesuai kebutuhan dan perkembangan dalam wawancara.
Melakukan Survei dengan Angket
Audit dengan
perangkat angket survey dapat dilakukan untuk pengecekan hal-hal
tertentu, misalnya mengenai tingkat kepuasan kerja, efektivitas
komunikasi, masalah kepemimpinan dan sebagainya. Audit SDM dengan cara
survey melalui angket seperti ini tidak langsung menghasilkan informasi.
Data yang masuk perlu diolah dan hasilnya dianalisa. Dari hasil analisa
akan bisa diketahui apakah ada indikasi awal mengenai aspek-aspek yang
ingin diketahui, misalnya rendahnya tingkat kepuasan kerja, potensi
terjadinya pemogokan, atau bentuk-bentuk pencetusan ketidakpuasan
lainnya yang berdampak negative terhadap produktivitas atau efisiensi.
Dari indikasi awal yang diperoleh melalui angket dapat dikaji lebih
lanjut sampai dapat ditarik sebuah kesimpulan atau kepastian.
Melengkapi Informasi dari Sumber Luar
Untuk maksud
tertentu, misalnya memperoleh informasi tentang penyebab-penyebab
tingginya angka karyawan yang keluar, auditor dapat mengumpulkan data
primer secara internal dari karyawan dengan pendekatan-pendekatan
tertentu. Atau auditor mengupayakan memperoleh data primer secara
eksternal dari mantan karyawan.
Menilai Data dan Fakta (Menganalisa)
Akhirnya
auditor melakukan penilaian atas data dan informasi yang telah
dikumpulkan samapi dapat ditarik suatu kesimpulan. Misalnya auditor
ditugaskan untuk memeriksa program alih teknologi yang dirancang dalam
rangka mempersiapkan tenaga-tenaga local untuk menggantikan tenaga asing
dalam mengoperasikan sebuah pabrik berteknologi tinggi. Program
tersebut sesuai kebijakan top management ditargetkan harus mencapai
dalam kurun waktu tiga tahun terhitung sejak tahun 2001. Tanggung jawab
proyek ini dibebankan kepada divisi SDM.
Ketika
menyoroti masalah ini, auditor dapat mengakses berbagai catatan atau
bukti tentang kegiatan yang telah dilaksanakan untuk mengumpulkan data
dan informasi sebagai dasar menilai kemajuan program auditor. Auditor
dapat meminta pendapat beberapa pimpinan unit untuk melengkapi data-data
yang diperlukan untuk menilai secara tepat, apakah ada indikasi
kesenjangan yang mencolok, sehingga kemungkinan program alih teknologi
akan gagal. Bila ternyata ada tanda-tanda kegagalan yang cukup jelas dan
signifikan, auditor dapat mempermasalahkan lebih jauh untuk mencari
fakta / data sehingga dapat ditarik suatu kesimpulan yang lebih pasti.
Menyimpulkan
Berdasarkan
data yang telah dikumpulkan dari berbagai kegiatan selama proses audit,
diolah menjadi informasi dan akhirnya auditor harus menyimpulkan.
Kesimpulan auditor dapat bersifat positif, artinya tidak ada
permasalahan yang perlu ditindaklanjuti, dan dapat berupa kesimpulan
signifikan yang merupakan temuan audit yang mengandung nilai substansial
untuk ditindaklanjuti. Dalam Pelaksanaanya aktivitas-aktivitas yang
disebutkan di atas tidak mesti dilakukan secara terpisah-pisah melainkan
dapat dikombinasikan dalam satu kesempatan audit.
Sumber : Buku Audit SDM
Tidak ada komentar:
Posting Komentar